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Was kann man alles mit Excel machen?

Mit Excel kann man Daten übersichtlich in Tabellenform darstellen und Dinge ausrechnen (kalkulieren). Daher nennt man Excel ganz allgemein auch ein Programm zur „Tabellenkalkulation“. Die Ergebnisse können auf Wunsch auch visualisiert werden durch Diagramme. Die Intensität der Excel-Anwendung ist nach oben praktisch offen. Zum Einstieg macht man oft nur Dateneingabe, also das Füllen von Zellen und Tabellen mit Texten und Zahlen. Diese werden anschließend immer besser formatiert, also im Aussehen optimiert. Danach stehen je nach Bedarf die Anwendung von Funktionen oder die Analyse von Daten mittels Pivot an. Profis können mit Excel mit VBA eigene Anwendungen erzeugen. Spätestens an der Stelle kann man praktisch alles mit Excel machen, was die Arbeit im Büro rund um Daten und Tabellen angeht.

Und was kann man mit Excel nicht machen? Excel ist im Gegensatz zu Word nicht auf die Darstellung umfangreicher Texte spezialisiert und anders als PowerPoint nicht für die Präsentation von Daten geeignet. Mit beiden Anwendungen kann Excel aber sehr gut kombiniert werden, z.B. durch das Kopieren oder Verknüpfen von Tabellen oder Grafiken.

Excel kann unabhängig von Aufgaben, Funktionen oder Branche eingesetzt werden. Dies macht Excel so populär. Die universelle Einsetzbarkeit hat aber als Kehrseite, dass spezielle Anwendungsgebiete doch besser mit einer Spezialsoftware angegangen werden sollten, z.B. Zeiterfassung, Projektmanagement, Buchhaltung, Aufgabenverwaltung oder Kundenpflege. Excel wird in der Praxis für alle diese Bereiche eingesetzt, aber es gibt gegenüber spezialisierten Programmen Nachteile, z.B. bei Flexibilität, Bedienbarkeit und Sicherheit. Achten Sie daher darauf, Excel eher für allgemeine Aufgaben der Tabellenkalkulation einzusetzen. Dabei nutzen Sie die Stärken von Excel am besten aus. Diese liegen in der Darstellung und Aufbereitung von Tabellen, dem Vornehmen von Berechnungen, der Beachtung von logischen Zusammenhängen und der Analyse von Datentabellen.

Was sind Grundkenntnisse in Excel?

Zu den Excel-Grundkenntnissen gehören neben einem sicheren Umgang mit der Arbeitsoberfläche insbesondere die Formatierung von Zellen, der sichere Umgang mit Zeilen und Spalten, die Fähigkeit zur Anlage von Tabellen, das Sortieren und Filtern in Tabellen, der Einsatz der Grundrechenarten, die Summenbildung und bei Bedarf auch sauberes Drucken bzw. PDF-Erstellen. Das sind gleichzeitig auch die Inhalte einer Excel Grundlagen-Schulung, die in der Regel einen Tag dauert. Diese Liste gibt einen Überblick der Excel-Grundkenntnisse: <o:p></o:p>

  • Excel-Arbeitsoberfläche
  • Tabellenerstellung
  • Sortieren und Filtern
  • Rechnen
  • Grundkenntnisse Funktionen, z.B. SUMME
  • Excel-Blätter ausdrucken, PDF erstellen

Was sind „sehr gute“ Excel-Kenntnisse?

Viele Firmen verlangen als Einstellungskriterium sehr gute Excel-Kenntnisse. Man kann von sich behaupten, Excel sehr gut zu können, wenn man alle Grundkenntnisse (siehe oben) sicher und selbstständig beherrscht. Darüber hinaus sollten weiterführende Funktionen wie WENN, ZÄHLENWENN, SVERWEIS, XVERWEIS und die Datenanalyse in Pivot bekannt sein. Je nach Aufgabengebiet können noch weitere Fähigkeiten zu sehr guten Excel-Kenntnissen dazu gezählt werden, z.B. die Erstellung aussagekräftiger Diagramme oder das Arbeiten mit verschachtelten Funktionen.

Wie lange dauert es, Excel zu lernen?

Excel ist so umfangreich, dass man nie wirklich „fertig“ ist. Daher muss man viel Zeit einplanen. Zum Einstieg genügen aber zwei Tage, z.B. die Kurse „Excel Grundlagen“ und „Excel Aufbau“ als Live-Training. Danach ist man in der Lage, die wichtigsten Aufgaben mit Excel gut zu lösen. Wenn man sich weiter verbessern möchte, sind zwei weitere Schulungstage sinnvoll, wie die Excel-Kurse für Fortgeschrittene zu Funktionen und Pivot.<o:p></o:p>

Anschließend muss man allerdings alles, was beim Training behandelt wurde, auch aktiv anwenden, um es nicht zu vergessen – sei es in der Schule, bei der Ausbildung, im Studium, im Homeoffice oder im Büro. Außerdem ist es hilfreich, durch ein E-Learning das Erlernte zu wiederholen und zu festigen, bei YouTube Videos zu schauen oder sich mit anderen Menschen über Excel auszutauschen. Insgesamt dauert es also etwa vier Tage, um Excel zu lernen, plus immer mal wieder kurze Auffrischungen.<o:p></o:p>

Wie viel kostet ein Excel-Kurs?

Ein Excel-Kurs als E-Learning kostet weniger als 50 €. Ein Live-Training, also ein Excel-Kurs als Webinar oder in einem Schulungsraum liegt dagegen pro Tag je nach genauem Thema im Jahr 2023 bei ca. 400 €. Das liegt daran, dass professionelle Trainer/-innen diese Kurse durchführen und auch weitere Services enthalten sind, z.B. ein Handout und ein Zertifikat. Für Firmen gibt es darüber hinaus die Möglichkeit, einen Excel-Kurs exklusiv für eine Gruppe von Mitarbeitenden zu buchen. Dieser kostet in etwa 1.200 € zzgl. MwSt. pro Tag für das gesamte Team.<o:p></o:p>

Was sind die wichtigsten Excel-Tastenkombinationen?

Es gibt hunderte Excel-Tastenkombinationen - zu viele, um sich alle zu merken. Das ist auch gar nicht nötig, denn wer die wichtigsten Excel-Tastenkombinationen kennt und sie auch regelmäßig einsetzt, spart bereits jede Menge Zeit. Und das hier sind die aus unserer Sicht aktuell wichtigsten Excel-Tastenkombinationen:

  1. Strg + Punkt = heutiges Datum eingeben
  2. Strg + Komma = Inhalt der darüber liegenden Zelle kopieren
  3. Strg + Plus / Minus = Zellen einfügen / löschen
  4. Strg + Bild ab / Bild auf = durch Tabellenblätter springen
  5. Strg + F6 = durch geöffnete Excel-Dateien springen 
  6. Alt + Eingabe = manueller Umbruch in einer Zelle
  7. Strg + T = “Als Tabelle formatieren”
  8. Strg + Umschalt + L = Filtersymbole in einer Tabelle ein-/ausblenden
  9. Strg + Pfeiltasten = zur letzten gefüllten Zelle springen
  10. Strg + Umschalt + Pfeiltasten = bis zur letzten gefüllten Zelle markieren

Excel wird bei zahlreichen Berufen und in vielen Branchen verwendet. Daher sind gute Excel-Kenntnisse die Basis sowohl für Berufseinsteiger/-innen als auch für eine erfolgreiche Karriere. Häufig wird Excel daher bereits bei Stellenausschreibungen als notwendiges Vorwissen angegeben. Unter anderem bei diesen Berufen braucht man gute Excel-Kenntnisse:

  • Automobilkaufleute
  • Bankkaufleute
  • Beamte Allg. Innere Verwaltung
  • Immobilienkaufleute
  • Industriekaufleute
  • Kaufmann/-frau Büromanagement
  • Kaufmann/-frau Gesundheitswesen
  • Kaufmann/-frau Groß- und Außenhandel
  • Kaufmann/-frau Hotelmanagement
  • Kaufmann/-frau Marketingkommunikation
  • Kaufmann/-frau Spedition und Logistikdienstleistung
  • Kaufmann/-frau Tourismus und Freizeit
  • Kaufmann/-frau Versicherungen und Finanzanlagen
  • Kaufmännische Assistenz Wirtschaftsassistenz
  • Medienkaufleute
  • Personaldienstleistungskaufleute
  • Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte
  • Rechtsanwaltsfachangestellte
  • Sozialversicherungsfachangestellte
  • Sport- und Fitnesskaufleute
  • Steuerfachangestellte
  • Tourismuskaufleute
  • Touristikassistenz
  • Veranstaltungskaufleute
  • Verwaltungsfachangestellte

Was Grundlagen-Kenntnisse in Excel bzw. sehr gute Excel-Kenntnisse ausmacht, beschreiben wir weiter oben in anderen Excel-FAQ. 

Eine andere Herangehensweise an diese Frage ist die funktionsorientierte. Das sind Funktionsbereiche, in denen es wichtig ist, Excel zu beherrschen:

  • Personal, Organisation
  • Beschaffung, Einkauf
  • Vertrieb, Verkauf
  • Marketing, Produktmanagement
  • Controlling, Buchhaltung, Finanzierung
  • Assistenz, Innendienst
  • Produktion, Produktionsplanung
  • Logistik
  • Forschung, Entwicklung
  • IT

Letztlich sind also fast alle Funktionsbereiche vertreten, die ein Unternehmen ausmachen. In manchen Funktionsbereichen gibt es allerdings auch spezifische Software, durch die Excel weniger stark benötigt wird, z.B. CRM-Software, Datenbanken oder Anwendungen mit Fokus auf Controlling, Projektverwaltung und Vieles mehr. Excel überzeugt durch die allgemeine Anwendbarkeit. Dadurch ist es in vielen Berufen so, dass Basisauswertungen und allgemeine Datentabellen in Excel gepflegt, während andere Aspekte mit weiteren Apps gelöst werden.

Wenn Sie sich selbst fit machen möchten für einen der o.g. Berufe oder alternativ in Ihrer Firma Menschen weiterbilden möchten, so dass sie Excel berufsbezogen besser einsetzen können, stehen wir Ihnen gerne mit einer passenden Excel Schulung zur Verfügung.

Unter Excel-Funktionen versteht man rund 900 verschiedene Befehle in Excel, die in der Bearbeitungsleite oberhalb des Tabellenblatts eingegeben werden können. Sie bieten über das klassische Rechnen hinaus umfangreiche Möglichkeiten und lassen sich in verschiedene Bereiche unterteilen, z.B. logische Funktionen, finanzmathematische Funktionen, statistische Funktionen, Textfunktionen und Verweisfunktionen. Welche Excel-Funktionen im wichtigsten sind, hängt von den persönlichen Aufgaben ab. Dennoch sind einige besonders universell einsetzbar, wirkungsvoll oder überraschend hilfreich, so dass sie als wichtiger als andere bezeichnet werden können. Aus unserer Erfahrung als Schulungsunternehmen sind folgende die wichtigsten Excel-Funktionen (Liste mit alphabetischer Sortierung):

  • ANZAHL
  • ANZAHL2
  • DATEDIF
  • EINDEUTIG
  • FILTER
  • FINDEN
  • GLÄTTEN
  • GROSS
  • GROSS2
  • HEUTE
  • INDEX
  • JAHR
  • KALENDERWOCHE
  • KLEIN
  • LÄNGE
  • LINKS
  • MAX
  • MIN
  • ODER
  • PIVOTDATENZUORDNEN
  • RECHTS
  • RUNDEN
  • SORTIEREN
  • SPALTE
  • SUMMEWENN
  • SUMMEWENNS
  • TEIL
  • TEILERGEBNIS
  • TEXT
  • TEXTVERKETTEN
  • TREND
  • UND
  • VERWEIS
  • WENN
  • WENNFEHLER
  • WENNS
  • WERT
  • XVERWEIS
  • ZÄHLENWENN
  • ZÄHLENWENNS
  • ZEILE

Wenn Sie es lieber kompakt mögen, stellen wir hier zudem unsere aktuelle Top 10 vor, eine Mischung von grundlegenden und fortgeschrittenen Excel-Funktionen. Bei vielen Top 10-Plätzen sind logisch zusammengefasst mehrere aufgeführt, so dass es dies die insgesamt 17 wichtigsten Excel-Funktionen sind:

  1. WENN, WENNS
  2. XVERWEIS
  3. HEUTE
  4. TEILERGEBNIS
  5. SUMME, MITTELWERT
  6. ZÄHLENWENN, ZÄHLENWENNS
  7. SUMMEWENN, SUMMEWENNS
  8. EINDEUTIG, SORTIEREN, FILTER
  9. HEUTE
  10. UND, ODER

Falls Sie sich schon gut mit Excel auskennen, sind wir natürlich auf Ihr Feedback gespannt, ob Sie mit dieser Top 10 übereinstimmen oder eine andere Reihenfolge vorschlagen würden. Vielleicht fehlt eine für Sie persönlich besonders wichtige Excel-Funktion sogar komplett in unseren Listen? Schicken Sie uns in dem Fall gerne eine kurze Nachricht!

 

 

Excel zu lernen, ist ein langfristiges Projekt. Zu Beginn brauchen Sie ein Ziel. Welches Level soll erreicht werden? Genügen die Grundlagen oder sollen es fortgeschrittene Kenntnisse sein? Für welchen Zweck werden Sie Excel verwenden? Achten Sie später darauf, Ihr Training auf diese Lernbereiche zu fokussieren. Und machen Sie nicht den zweiten Schritt vor dem ersten. Lieber mehr Basiswissen aneignen, als später Lücken zu haben, die schwer korrigiert werden können.

Danach hinterfragen Sie Ihren aktuellen Wissensstand. Haben Sie schon Erfahrung mit Excel? Haben Sie schon einmal einen Excel-Kurs besucht? Wie weit sind Sie von Ihrem Lernziel entfernt? Planen Sie dementsprechend realisitisch viel Zeit ein. Ihr Zeitbudget sollte möglichst groß sein, denn Excel zu lernen ist eher ein Marathon als ein Sprint.

Als nächsten geht es um Ihren Lerntypen. Können Sie gut für sich alleine lernen oder lieber in einer Gruppe? Ist für Sie die direkte Ansprache, Interaktion und Live-Unterstützung durch einen Excel-Trainer wichtig oder nicht?

Aus der Kombination der Antworten auf die o.g. Fragen können Sie aus den folgenden Methoden wählen, um Excel so zu lernen, wie es für Sie persönlich am besten funktioniert:

  • Typ “Selbstlerner” sucht sich online Hilfe. Es gibt kostenfreie Videos auf YouTube zum Einstieg. Sie können gezielt nach Ihrem aktuell relevanten Themengebiet suchen und werden etwas finden, z.B. Excel Grundlagen, Aufbau, Funktionen, Pivot.
  • Alternativ und etwas besser können Selbstlerner Excel mit kostengünstigen E-Learnings erlernen. E-Learnings sind redaktioniell aufbereitete Lernsysteme, die ebenfalls online ablaufen. Sie bieten eine Kombination aus Lernvideos, Fragen, Infokarten, Tests etc.
  • Ergänzend können Sie bei spezifischen Herausforderungen auch in Foren und sozialen Medien von anderen Excel-Anwender/-innen lernen. Es gibt z.B. bei facebook, LinkedIn und auch auf der Microsoft-Seite Gruppen, wo tatkräftige Helfer auf Ihre Fragen eingehen.
  • Typ “Persönlich lernen mit Trainer” braucht echte Live-Kurse. Das sind zum einen klassische Excel-Seminare in Schulungszentren. In vielen großen Städten werden sie angeboten. Der Trainer führt entsprechend einer Agenda durch den Tag und Sie können bei Bedarf Fragen stellen.
  • Live-Schulungen gibt es vereinzelt auch als Webinar, also per Videokonferenz. Das bedeutet, dass Sie nicht zu einem Schulungszentrum anreisen müssen und dennoch mit einem echten Trainer interagieren können.

Die o.g. Wege können Sie natürlich auch kombinieren. Wichtig ist neben dem reinen Lernen auch das Anwenden. Wenn Sie immer nur Kurse belegen, aber Excel nicht regelmäßig einsetzen, kann sich das Wissen nicht verankern. Das Gehirn braucht Training aber auch einen persönlichen Bezug, eine Relevanz des Lernstoffs für Sie selbst. Diese liegt bei Excel in aller Regel darin, dass Sie bestimmte Tätigkeiten bei der Arbeit oder auch privat mit Excel erledigen. Wenn Sie dieses Wechselspiel mehrere Jahre erfolgreich durchführen, also die für Sie passenden Excel-Lernmethoden in Kombination mit den relevanten Inhalten in ausreichendem Umfang erlernen und aktiv einsetzen, dann werden Sie Schritt für Schritt die für Sie relevanten Ziele erreichen.

Excel FAQ

Auf dieser Seite pflegen wir die wichtigsten Excel FAQ. Häufige Fragen rund um Excel werden kurz und mit einfachen Worten beantwortet. Ein Schwerpunkt liegt für uns als Schulungsunternehmen auf Excel-Kursen, Schulungsthemen, hilfreichen Funktionen und allgemein dem Lernen von Excel. Gerne nehmen wir weitere Fragen entgegen und stellen die Antwort ebenfalls hier ein: E-Mail.

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