Was kann man alles mit Excel machen?
Mit Excel kann man Daten übersichtlich in Tabellenform darstellen und Dinge ausrechnen (kalkulieren). Daher nennt man Excel ganz allgemein auch ein Programm zur Tabellenkalkulation. Die Ergebnisse können auf Wunsch auch visualisiert werden durch Diagramme. Die Intensität der Excel-Anwendung ist nach oben praktisch offen. Zum Einstieg macht man oft nur Dateneingabe, also das Füllen von Zellen und Tabellen mit Texten und Zahlen. Diese werden anschließend immer besser formatiert, also im Aussehen optimiert. Danach stehen je nach Bedarf die Anwendung von Funktionen oder die Analyse von Daten mittels Pivot an. Profis können mit Excel mit VBA eigene Anwendungen erzeugen. Spätestens an der Stelle kann man praktisch alles mit Excel machen, was die Arbeit im Büro rund um Daten und Tabellen angeht.
Und was kann man mit Excel nicht machen? Excel ist im Gegensatz zu Word nicht auf die Darstellung umfangreicher Texte spezialisiert und anders als PowerPoint nicht für die Präsentation von Daten geeignet. Mit beiden Anwendungen kann Excel aber sehr gut kombiniert werden, z.B. durch das Kopieren oder Verknüpfen von Tabellen oder Grafiken.
Excel kann unabhängig von Aufgaben, Funktionen oder Branche eingesetzt werden. Dies macht Excel so populär. Die universelle Einsetzbarkeit hat aber als Kehrseite, dass spezifische Anwendungsgebiete doch besser mit einer Spezialsoftware angegangen werden sollten, z.B. Zeiterfassung, Projektmanagement, Buchhaltung, Aufgabenverwaltung oder Kundenpflege. Excel wird in der Praxis für alle diese Bereiche eingesetzt, aber es gibt gegenüber spezialisierten Programmen Nachteile, z.B. bei Flexibilität, Bedienbarkeit und Sicherheit. Achten Sie daher darauf, Excel eher für allgemeine Aufgaben der Tabellenkalkulation einzusetzen. Dabei nutzen Sie die Stärken von Excel am besten aus. Diese liegen in der Darstellung und Aufbereitung von Tabellen, dem Vornehmen von Berechnungen, der Beachtung von logischen Zusammenhängen und der Analyse von Datentabellen.
Mittlerweile kann Excel darüber hinaus wie eine Datenbank verwendet werden. Durch die integrierten Tools Power Query und Power Pivot wird das Laden umfangreicher Datenmengen und deren Kombination in einem sogenannten Datenmodell für die intensive Analyse großer Datenmengen (Business Intelligence) möglich. Durch Erweiterung um Power BI können interaktive Visualisierungen inkl. Filtern über z.B. Zeit, Teams oder Regionen vorgenommen und die Ergebnisse per Cloud mit ausgewählten Personen geteilt werden. Durch diese Weiterentwicklung ist Excel für die Gegenwart und Zukunft der Datenanalyse optimiert worden seitens Microsoft.
Was sind Grundkenntnisse in Excel?
Zu den Excel-Grundkenntnissen gehören neben einem sicheren Umgang mit der Arbeitsoberfläche samt Anpassung von Spaltenbreite oder Verwaltung von Arbeitsblättern nach Bedarf insbesondere die Formatierung von Zellen, ein klares Verständnis für das Zeilen-, Spalten- und Zellensystem, die Fähigkeit zur Anlage von Tabellen, das Sortieren und Filtern in Tabellen, der Einsatz der Grundrechenarten, die Summenbildung und bei Bedarf auch sauberes Drucken bzw. PDF-Erstellen. Das sind gleichzeitig auch die Inhalte einer Excel Grundlagen-Schulung, die in der Regel einen Tag dauert. Diese Liste gibt einen Überblick der Excel-Grundkenntnisse:
- Excel-Arbeitsoberfläche
- Eine Arbeitsmappe anpassen (z.B. Spaltenbreite, Umgang mit Blättern)
- Zellen formatieren, z.B. Zahlenformate
- Tabellenerstellung ("Als Tabelle formatieren")
- Sortieren und Filtern
- Einfache Berechnungen vornehmen
- Grundkenntnisse Funktionen, z.B. SUMME
- Excel-Tabellen ausdrucken, PDF erstellen
- Grundlagen der Diagrammerstellung
Was sind „sehr gute“ Excel-Kenntnisse?
Viele Firmen verlangen als Einstellungskriterium sehr gute Excel-Kenntnisse. Man kann von sich behaupten, Excel sehr gut zu können, wenn man alle Grundkenntnisse (siehe oben) sicher und selbstständig beherrscht. Darüber hinaus sollten weiterführende Funktionen wie WENN, ZÄHLENWENN, XVERWEIS und die Datenanalyse in Pivot bekannt sein. Je nach Aufgabengebiet können noch weitere Fähigkeiten zu sehr guten Excel-Kenntnissen dazu gezählt werden, z.B. die Erstellung aussagekräftiger Diagramme oder das Arbeiten mit verschachtelten Funktionen.
Excel-Experten sind diejenigen, die außerdem Datentools, VBA-Programmierung sowie Power Query und Power Pivot eigenständig einsetzen können. Dies geht aber in aller Regel bereits über das hinaus, was Personalabteilungen meinen, wenn sie sehr gute Excel-Kenntnisse verlangen. Denn diese Funktionen werden in relativ wenigen Aufgabenbereichen benötigt. Meistens haben Firmen einige, wenige Personen, die Excel so intensiv nutzen - und es besteht ja immer die Chance, im Laufe des Arbeitslebens weitere Excel-Kenntnisse aufzubauen, wenn als Basis bereits fortgeschrittene Fähigkeiten vorliegen.
Wie lange dauert es, Excel zu lernen?
Excel ist so umfangreich, dass man nie wirklich „fertig“ ist. Daher muss man viel Zeit einplanen. Zum Einstieg genügen aber zwei Tage, z.B. die Kurse „Excel Grundlagen“ und „Excel Aufbau“ als Live-Training. Danach ist man in der Lage, die wichtigsten Aufgaben mit Excel gut zu lösen. Wenn man sich weiter verbessern möchte, sind zwei weitere Schulungstage sinnvoll, wie die Excel-Kurse für Fortgeschrittene zu Funktionen und Pivot.
Anschließend muss man allerdings alles, was beim Training behandelt wurde, auch aktiv anwenden, um es nicht zu vergessen – sei es in der Schule, bei der Ausbildung, im Studium, im Home-Office oder im Büro. Außerdem ist es hilfreich, durch ein E-Learning das Erlernte zu wiederholen und zu festigen, bei YouTube Videos zu schauen oder sich mit anderen Menschen über Excel auszutauschen. Insgesamt dauert es also etwa vier Tage, um Excel zu lernen, plus immer mal wieder kurze Auffrischungen.
Wie viel kostet ein Excel-Kurs?
Ein Excel-Kurs als E-Learning kostet i.d.R. weniger als 50 €. Ein Live-Training, also ein Excel-Kurs als Webinar oder in einem Schulungsraum liegt dagegen pro Tag je nach genauem Thema im Jahr 2026 bei ca. 400 bis 500 € zzgl. MwSt. Das liegt daran, dass professionelle Excel-Trainer diese Kurse durchführen und auch weitere Services enthalten sind, z.B. Kurzanleitungen und ein Zertifikat als PDF. Für Firmen gibt es darüber hinaus die Möglichkeit, einen Excel-Kurs exklusiv für eine Gruppe von Mitarbeitenden zu buchen. Dieser kostet in etwa 1.200 bis 1.300 € zzgl. MwSt. pro Tag für das gesamte Team. Die Kosten pro Person gerechnet können daher für einen firmenspezifischen Excel-Gruppenkurs sehr gering ausfallen.
Was sind die wichtigsten Excel-Tastenkombinationen?
Es gibt hunderte Excel-Tastenkombinationen - zu viele, um sich alle zu merken. Das ist auch gar nicht nötig, denn wer die wichtigsten Excel-Tastenkombinationen kennt und sie auch regelmäßig einsetzt, spart bereits jede Menge Zeit. Und das hier sind die aus unserer Sicht aktuell wichtigsten Excel-Tastenkombinationen:
- Strg + Punkt = heutiges Datum eingeben
- Strg + Komma = Inhalt der darüber liegenden Zelle kopieren
- Strg + Plus / Minus = Zellen einfügen / löschen
- Strg + Bild ab / Bild auf = durch Tabellenblätter springen
- Strg + F6 = durch geöffnete Excel-Dateien springen
- Alt + Eingabe = manueller Umbruch in einer Zelle
- Strg + T = “Als Tabelle formatieren”
- Strg + Umschalt + L = Filtersymbole in einer Tabelle ein-/ausblenden
- Strg + Pfeiltasten = zur letzten gefüllten Zelle springen
- Strg + Umschalt + Pfeiltasten = bis zur letzten gefüllten Zelle markieren
Was ist eine Excel-Pivot-Tabelle?
Pivot ist ein Excel-Tool zur schnellen, genauen, übersichtlichen und aussagekräftigen Datenanalyse. Das Wort wird “Pi-Wo” ausgesprochen, weil es aus dem Französischen stammt. Pivot heißt übersetzt “Dreh- und Angelpunkt”, weil man Pivot-Tabellen mit einem Klick drehen kann.
Man verwendet Pivot-Tabellen, um Informationen aus einer größeren Menge Zeilen und Spalten zu erhalten. Beispiel: Es liegen 5.000 Datensätze aus dem Bereich Vertrieb vor. Mit Pivot kann man dann blitzschnell herausfinden, welche Produkte wie viel Umsatz gebracht haben oder wie hoch der Gewinn pro Monat war. Die Ergebnisse verwendet man zur Entscheidungsfindung, z.B. für die Planung von Produktion und Marketing im nächsten Jahr.
Voraussetzungen für das Anlegen einer Excel-Pivot-Tabelle:
- Die Datengrundlage ist eine korrekt formatierte Excel-Tabelle (es darf nur eine zusammenhängende Tabelle sein)
- Diese hat eindeutige Überschriften (z.B. Kostenstelle, Betrag, Datum usw.)
Anleitung zur Erstellung einer Pivot-Tabelle:
- Markieren einer beliebigen Zelle der Excel-Datentabelle, die Du auswerten möchtest.
- Klick auf das Register “Einfügen” im Menüband.
- Klick auf die Schaltfläche “Pivot-Tabelle”.
- Per “Klicken und Ziehen” werden auf der rechten Bildschirmseite nun die passenden “Felder” (das sind die Überschriften Deiner Datentabelle) in die richtigen Bereiche gezogen (unten rechts siehst Du die vier Bereiche). Starte am besten, indem Du je ein Feld in die beiden Bereiche "Werte” und “Zeilen” ziehst.
- Weitere Verfeinerungen können folgen, z.B. per Rechtsklick in einer Spalte der Pivot-Tabelle die Daten sortieren oder das Zahlenformat verändern.
Beispiel: Ziehe das Feld “Umsatz” in den Bereich “Werte” und das Feld “Produkt” in den Bereich “Zeilen”. Dann erhältst Du den Umsatz pro Produkt bezogen auf alle in der Datentabelle vorliegenden Zeilen.
Tipp: In kleinen Schritten (fünf Videos mit je 100 Sekunden Dauer) wird Pivot auch in diesen YouTube-Videos erklärt ▶ Pivot-Grundkurs.
Welche Excel‑Version sollte ich verwenden – Excel Desktop oder Excel Online?
Das aktuelle Excel 365 gibt es als Desktop‑App und als Online‑Version im Browser. Beide Varianten haben ihre Stärken. Hier erfährst Du kurz und übersichtlich, welche Version für Deine Zwecke am sinnvollsten ist.
Excel Desktop – die leistungsstärkste Version
Die Desktop‑App eignet sich für alle, die professionell mit Excel arbeiten. Sie unterstützt den vollen Funktionsumfang:
- Pivot‑Tabellen
- Power Query & Power Pivot
- VBA‑Makros
- große Dateien und komplexe Berechnungen
- Verknüpfungen zwischen Dateien
- Tastenkombinationen (online sind einige, aber nicht alle verwendbar)
Vorteile: schnell, stabil, offline nutzbar, perfekt für Datenanalyse und Büroarbeit.
Excel Online – ideal für Zusammenarbeit
Excel Online läuft im Browser und ist optimal, wenn mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten. Stärken:
- Teamarbeit in Echtzeit
- einfache Bearbeitung
- keine Installation nötig
- auf mobilen Geräten verfügbar
- KI-Funktionen (Copilot) teils besser als in der Desktop-Version
Welche Excel Version ist für mich die richtige?
Für intensive, berufliche Tätigkeiten → Excel Desktop
Für Zusammenarbeit und mobiles Arbeiten → Excel Online
Sehr sinnvoll ist auch eine Kombination aus beiden Versionen:
- Anlage und intensive Bearbeitung von Excel-Dateien in der Desktop-Version
- Speicherung in OneDrive bzw. SharePoint (auch zum Teilen mit Internen und Externen)
- Leichte Anpassungen (auch gemeinsam) in der Browser-Version
PS: Manche schwören auf Excel 2024. Das ist eine Desktop-Version von Excel, die ganz ohne die Cloud-Funktionen von Excel 365 daherkommt. Wenn man sich für Excel 2024 entscheidet, ist keine Browser-Version verfügbar: man arbeitet immer mit der leistungsstarken, heruntergeladenen Version - erhält aber auch keine Updates und muss auf die Vorteile von Excel Online verzichten.
Warum funktioniert meine Excel‑Formel nicht?
Wenn eine Excel‑Formel nicht funktioniert, liegt das in den allermeisten Fällen an einem der nachfolgend aufgelisteten Gründe. Mit den Hinweisen kannst Du viele Probleme selbst beheben.
- Gleichheitszeichen am Anfang der Formel vergessen
- Eine öffnende oder schließende Klammer zu viel, zu wenig, zu früh, zu spät (Tipp: Doppelklick auf die Zelle und auf Farben der Klammern achten)
- Komma statt Semikolon verwendet als Trennzeichen innerhalb der Klammern (deutsche Excel-Version)
- Ein Semikolon zu viel, zu wenig oder an der falschen Stelle
- Rechenfehler (z.B. Teilen durch Null)
- Falsche Funktion verwendet (z.B. ZÄHLENWENN statt SUMMEWENN)
- Fehlerhafte Zellbezüge (Falsche Zelle markiert oder Bezüge verrutscht nach dem Kopieren; ggf. Fixieren notwendig → $A$1)
- Zahlen von Excel als Text wahrgenommen (Tipp: Bereinigen mit der Funktion WERT)
- Eine Funktion (z.B. SUMME) erwartet Zahlen, bekommt aber Text (oder umgekehrt)
- Wert fehlt in einer Bezugstabelle (z.B. weil ein neues Produkt noch nicht in einer Preisliste eingetragen worden ist)
- Unterschiedliche Schreibweisen derselben Begriffe über die Excel-Datei verteilt (dadurch entstehen bspw. Fehler bei der Funktion XVERWEIS)
- Leerzeichen in Zellen (sichtbar oder unsichtbar; Tipp zur Behebung: Funktion GLÄTTEN)
- Falsche Spracheinstellung (in der englischer Excel-Version heißen die Funktionen anders)
- Verknüpfung zwischen zwei Dateien defekt (Beheben über Datei, Informationen; Speicherorte miteinander verbunden?)
- Veralteter Dateityp (.xls statt .xlsx; Aktualisierung über Datei, Informationen möglich)
- Zirkelbezug, z.B. weil die Ergebniszelle in einem Bereich verkommt, der innerhalb der Formeln angesprochen wird
Gehe die oben aufgeführten Fehlerquellen der Reihe nach in Ruhe durch. Oft sind es winzige Kleinigkeiten, die Excel bei Formeln und Funktionen leider nicht verzeiht. Falls Deine Funktion trotz der genannten Tipps immer noch nicht funktioniert, probiere es einmal mit einem KI-Tool, z.B. Microsoft Copilot oder ChatGPT. Wenn Du die Formel dorthin kopierst und fragst, wo der Fehler liegen könnte, hast Du gute Chancen auf eine Lösung.
Wie kann ich große Excel‑Dateien schneller machen?
Wenn Excel langsam wird, liegt das meist an großen Datenmengen, komplexen Formeln oder nicht benötigte Extras. Mit diesen Maßnahmen kannst Du Deine Excel‑Datei deutlich beschleunigen. Hinweis: Natürlich musst Du bei jedem einzelnen Schritt darauf achten, wichtige Informationen und Funktionalitäten Deiner Excel-Datei zu erhalten.
1 | Datenmenge zu umfangreich?
- Unnötige Spalten und Zeilen löschen
- Ausgeblendete Bereiche einblenden (ggf. danach löschen)
- Formatierungen aus leeren Zellen entfernen (Radiergummi im Register Start)
- Große Textmengen zusammenfassen
- Nicht benötigte Kommentare und Notizen entfernen
- Überflüssige Tabellenblätter entfernen (ggf. erst einmal einblenden)
2 | Zu viele Formeln und Funktionen?
- Formeln durch Kopieren und “Einfügen als Werte” [123] herausnehmen
- Weniger verschachtelte Funktionen verwenden
- Funktionen wie SUMMEWENN, sofern in großer Zahl verwendet, durch Pivot ersetzen
- Liegen zahlreiche Verknüpfungen vor (u.a. mit SVERWEIS oder XVERWEIS) kann es gut sein, dass Power Query und Power Pivot stabiler laufen würden, als die verwendeten klassischen Funktionen
3 | Weitere Möglichkeiten, eine Excel-Datei schneller zu machen
- Dateiformat prüfen (.xlsx ist z.B. schneller als .xls)
- Nicht benötigte Add-ins deaktivieren
- Berechnung auf manuell stellen (Register Formeln)
- Bedingte Formatierungen entfernen (im Register Start prüfen)
- Anzahl Diagramme verringern
Falls die Tipps Dir helfen: Viel Spaß mit Deinen Excel-Dateien, wo jetzt alles wieder schneller geht.
PS: Wenn zu viele der o.g. Probleme vorliegen und einige davon versteckt sind, kann es auch sinnvoll sein, eine Excel-Datei neu anzulegen. Das ist auch kein leichter Weg, aber in Ausnahmefällen der beste für einen frischen Start mit mehr Speed in Excel.
Excel wird bei zahlreichen Berufen und in vielen Branchen verwendet. Daher sind gute Excel-Kenntnisse die Basis sowohl für Berufseinsteiger/-innen als auch für eine erfolgreiche Karriere. Häufig wird Excel daher bereits bei Stellenausschreibungen als notwendiges Vorwissen angegeben. Unter anderem bei diesen Berufen braucht man gute Excel-Kenntnisse:
- Automobilkaufleute
- Bankkaufleute
- Beamte (Allgemeine Innere Verwaltung)
- Immobilienkaufleute
- Industriekaufleute
- Kaufmann/-frau Büromanagement
- Kaufmann/-frau Gesundheitswesen
- Kaufmann/-frau Groß- und Außenhandel
- Kaufmann/-frau Hotelmanagement
- Kaufmann/-frau Marketingkommunikation
- Kaufmann/-frau Spedition und Logistikdienstleistung
- Kaufmann/-frau Tourismus und Freizeit
- Kaufmann/-frau Versicherungen und Finanzanlagen
- Kaufmännische Assistenz / Wirtschaftsassistenz
- Medienkaufleute
- Personaldienstleistungskaufleute
- Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte
- Rechtsanwaltsfachangestellte
- Sozialversicherungsfachangestellte
- Sport- und Fitnesskaufleute
- Steuerfachangestellte
- Tourismuskaufleute
- Touristikassistenz
- Veranstaltungskaufleute
- Verwaltungsfachangestellte
Was Grundlagen-Kenntnisse in Excel bzw. sehr gute Excel-Kenntnisse ausmacht, beschreiben wir weiter oben in anderen Excel-FAQ.
Eine andere Herangehensweise an diese Frage ist die funktionsorientierte. Das sind Funktionsbereiche, in denen es wichtig ist, Excel zu beherrschen:
- Personal, Organisation
- Beschaffung, Einkauf
- Vertrieb, Verkauf
- Marketing, Produktmanagement
- Controlling, Buchhaltung, Finanzierung
- Assistenz, Innendienst
- Produktion, Produktionsplanung
- Logistik
- Forschung, Entwicklung
- IT
Letztlich sind also fast alle Funktionsbereiche vertreten, die ein Unternehmen ausmachen. In manchen Funktionsbereichen gibt es allerdings auch spezifische Software, durch die Excel weniger stark benötigt wird, z.B. CRM-Software, Anwendungen mit Fokus auf Controlling oder Projektmanagement und Vieles mehr. Excel überzeugt durch die allgemeine Anwendbarkeit. Dadurch ist es in vielen Berufen so, dass Basisauswertungen und allgemeine Datentabellen in Excel gepflegt, während andere Aspekte mit weiteren Apps gelöst werden.
Unter Excel-Funktionen versteht man rund 900 verschiedene Befehle in Excel, die in der Bearbeitungsleite oberhalb des Tabellenblatts eingegeben werden können. Sie bieten über das klassische Rechnen hinaus umfangreiche Möglichkeiten und lassen sich in verschiedene Bereiche unterteilen, z.B. logische Funktionen, finanzmathematische Funktionen, statistische Funktionen, Textfunktionen und Verweisfunktionen. Welche Excel-Funktionen individuell betrachtet am wichtigsten sind, hängt von den persönlichen Aufgaben ab. Dennoch sind einige besonders universell einsetzbar, wirkungsvoll oder überraschend hilfreich, sodass sie als wichtiger als andere bezeichnet werden können. Aus unserer Erfahrung als Schulungsunternehmen sind folgende die wichtigsten Excel-Funktionen (Liste mit alphabetischer Sortierung):
- ANZAHL
- ANZAHL2
- DATEDIF
- EINDEUTIG
- FILTER
- FINDEN
- GLÄTTEN
- GROSS
- GROSS2
- HEUTE
- INDEX
- JAHR
- KALENDERWOCHE
- KLEIN
- LÄNGE
- LINKS
- MAX
- MIN
- ODER
- PIVOTDATENZUORDNEN
- RECHTS
- RUNDEN
- SORTIEREN
- SPALTE
- SUMMEWENN
- SUMMEWENNS
- TEIL
- TEILERGEBNIS
- TEXT
- TEXTVERKETTEN
- TREND
- UND
- VERWEIS
- WENN
- WENNFEHLER
- WENNS
- WERT
- XVERWEIS
- ZÄHLENWENN
- ZÄHLENWENNS
- ZEILE
Wenn Sie es lieber kompakt mögen, stellen wir hier zudem unsere aktuelle Top 10 vor, eine Mischung von grundlegenden und fortgeschrittenen Excel-Funktionen. Bei vielen Top 10-Plätzen sind logisch zusammengefasst mehrere aufgeführt, sodass es dies die insgesamt 17 wichtigsten Excel-Funktionen sind:
- WENN, WENNS
- XVERWEIS
- HEUTE
- TEILERGEBNIS
- SUMME, MITTELWERT
- ZÄHLENWENN, ZÄHLENWENNS
- SUMMEWENN, SUMMEWENNS
- EINDEUTIG, SORTIEREN, FILTER
- HEUTE
- UND, ODER
Falls Sie sich schon gut mit Excel auskennen, sind wir natürlich auf Ihr Feedback gespannt, ob Sie mit dieser Top 10 übereinstimmen oder eine andere Reihenfolge vorschlagen würden. Vielleicht fehlt eine für Sie persönlich besonders wichtige Excel-Funktion sogar komplett in unseren Listen? Schicken Sie uns in dem Fall gerne eine kurze Nachricht!
Excel zu lernen, ist ein langfristiges Projekt. Zu Beginn brauchen Sie ein Ziel. Welches Level soll erreicht werden? Genügen die Grundlagen oder sollen es fortgeschrittene Kenntnisse sein? Für welchen Zweck werden Sie Excel verwenden? Achten Sie später darauf, Ihr Training auf diese Lernbereiche zu fokussieren. Und machen Sie nicht den zweiten Schritt vor dem ersten. Lieber mehr Basiswissen aneignen, als später Lücken zu haben, die schwer korrigiert werden können.
Danach hinterfragen Sie Ihren aktuellen Wissensstand. Haben Sie schon Erfahrung mit Excel? Haben Sie schon einmal einen Excel-Kurs besucht? Wie weit sind Sie von Ihrem Lernziel entfernt? Planen Sie dementsprechend realistisch viel Zeit ein. Ihr Zeitbudget sollte möglichst groß sein, denn Excel zu lernen ist eher ein Marathon als ein Sprint.
Als nächstes geht es um Ihren Excel-Lerntyp. Können Sie gut für sich alleine lernen oder lieber in einer Gruppe? Ist für Sie die direkte Ansprache, Interaktion und Live-Unterstützung durch einen Excel-Trainer wichtig oder nicht?
Aus der Kombination der Antworten auf die o.g. Fragen können Sie aus den folgenden Methoden wählen, um Excel so zu lernen, wie es für Sie persönlich am besten funktioniert:
- Typ “Selbstlerner” sucht sich online Hilfe. Es gibt kostenfreie Videos auf YouTube zum Einstieg. Sie können gezielt nach Ihrem aktuell relevanten Themengebiet suchen und werden etwas finden, z.B. Excel Grundlagen, Aufbau, Funktionen, Pivot.
- Alternativ und etwas besser können Selbstlerner Excel mit kostengünstigen E-Learnings erlernen. E-Learnings sind redaktionell aufbereitete Lernsysteme, die ebenfalls online ablaufen. Sie bieten eine Kombination aus Lernvideos, Fragen, Infokarten, Tests etc.
- Ergänzend können Sie bei spezifischen Herausforderungen auch in Foren und sozialen Medien von anderen Excel-Anwender/-innen lernen. Es gibt z.B. bei Facebook, LinkedIn und auch auf der Microsoft-Seite Gruppen, wo tatkräftige Helfer auf Ihre Fragen eingehen.
- Typ “Persönlich lernen mit Trainer” braucht echte Live-Kurse. Das sind zum einen klassische Excel-Seminare in Schulungszentren. In vielen großen Städten werden sie angeboten. Die Trainer/-innen führen entsprechend einer Agenda durch den Tag und Sie können bei Bedarf Fragen stellen.
- Live-Schulungen gibt es vereinzelt auch als Webinar, also per Videokonferenz. Das bedeutet, dass Sie nicht zu einem Schulungszentrum anreisen müssen und dennoch mit einem echten Trainer interagieren können.
- Da Excel in vielen Berufen eine Rolle spielt (siehe weitere FAQ oben auf dieser Seite), wird das Lernen von Excel oftmals vom Arbeitgeber unterstützt. Firmen können kundenspezifische Excel-Schulungen buchen, durch die ihre Mitarbeitenden genau die für ihre Aufgaben relevanten Excel-Themen lernen. Fragen Sie einfach nach bei den Vorgesetzten oder der Personalabteilung.
Die o.g. Wege können Sie natürlich auch kombinieren. Wichtig ist neben dem reinen Lernen auch das Anwenden. Wenn Sie immer nur Kurse belegen, aber Excel nicht regelmäßig einsetzen, kann sich das Wissen nicht verankern. Das Gehirn braucht Training aber auch einen persönlichen Bezug, eine Relevanz des Lernstoffs für Sie selbst. Diese liegt bei Excel in aller Regel darin, dass Sie bestimmte Tätigkeiten bei der Arbeit oder auch privat mit Excel erledigen. Wenn Sie dieses Wechselspiel mehrere Jahre erfolgreich durchführen, also die für Sie passenden Excel-Lernmethoden in Kombination mit den relevanten Inhalten in ausreichendem Umfang erlernen und aktiv einsetzen, dann werden Sie Schritt für Schritt die für Sie relevanten Ziele erreichen.
Wenn sensible Daten in Excel stehen, solltest Du die Datei technisch schützen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten – vom einfachen Blattschutz bis zur Passwort‑Verschlüsselung. Hier findest Du die wichtigsten Methoden, um eine Excel‑Datei sicher zu machen.
1 | Excel‑Datei mit Passwort schützen
- Datei → Informationen → Arbeitsmappe schützen → Mit Kennwort verschlüsseln
- Tipp: Passwort separat dokumentieren – ein verlorenes Passwort kann nicht wiederhergestellt werden
2 | Blattschutz & Zellschutz verwenden
- Gezielt für ausgewählte Zellen den Zellschutz deaktivieren (Start → Format → Zelle sperren deaktivieren)
- Start → Format → Blatt schützen
Dieses zweistufige Verfahren verhindert das absichtliche oder versehentliche Ändern von Inhalten. Viele nutzen es, um Formeln und Funktionen zu schützen und nur noch dort Eingaben zu erhalten, wo es vorgesehen ist. Das ist perfekt für Excel-Dateien, die andere bearbeiten dürfen, aber nicht „kaputt“ machen sollen. Tipp: Auch Einstellungen bei „Datenüberprüfung“ (Register Daten → Datentools) helfen bei der Verbesserung von Datenqualität.
3 | Excel‑Datei für Teamarbeit absichern
Wenn Du die Datei teilst per OneDrive oder SharePoint:
- Datei → Freigeben → Linkeinstellungen
- Passende Berechtigungsstufe vergeben
- Optional Freigabezeitraum bestimmen und/oder mit Passwort schützen
Ein Weg zu mehr Sicherheit für Deine sensiblen Daten in der Microsoft-Cloud: Freigabe von Ordnern bzw. Excel-Dateien nur an einzelne Personen (mit Sicherheitscheck per E-Mail).
4 | Sensible Inhalte unkenntlich machen
- Persönliche Daten oder vertrauliche Informationen ausblenden, z.B. auf Blattnamen klicken, Rechtsklick, Ausblenden
- Optimal in Kombination mit „Arbeitsmappenstruktur schützen“ (Datei → Informationen → Arbeitsmappe schützen)
- Bei PDF‑Export: „Dokument prüfen“ nutzen (Datei → Informationen → Auf Probleme überprüfen)
Diese KI-Tools sind geeignet, um das Arbeiten mit Excel zu erleichtern:
- Microsoft Copilot
- ChatGPT
- Perplexity
… und viele weitere, denn es entstehen wöchentlich neue KI-Anwendungen. Große Vorteile hat im Prinzip Microsoft Copilot aufgrund der Integration im Office-Paket. Es kann direkt in Excel Desktop (und der Browser-App gleichermaßen) als Schaltfläche aufgerufen werden. Damit entfällt lästiges Hin- und Herkopieren von Funktionen bzw. das Hochladen von Dateien oder Tabellen. Auch wird mit der Bezahlversion von Copilot eine fantastische Excel-Funktion freigeschaltet: AI. Wenn man allerdings die kostenfreie Version von Copilot (Webchat) verwendet, entfallen alle diese Vorteile. Wer also zunächst einmal kostenfrei Künstliche Intelligenz in Excel nutzen möchte, dem bringen die anderen KI-Tools mindestens genauso gute Ergebnisse. Wie immer bei KI steht und fällt das Ergebnis mit intelligentem Prompten: Füttern Sie die KI mit der richtigen Frage und achten Sie darauf, dass das Tool den Kontext verstehen kann.
Beispiel: Du arbeitest im Controlling. Deine Aufgabe ist es, große Datenmengen auszuwerten. Wöchentlich kommen zwei immer gleich strukturierte Dateien im Format csv mit circa 10.000 bzw. 2.000 Datensätzen und etwa 20 Spalten. Die Daten sollen kombiniert werden durch den Schlüssel “Order_ID”, der in beiden Tabellen vorliegt. Bislang verwenden wir den SVERWEIS und benötigen ca. eine Stunde pro Woche. Gibt es aus Deiner Sicht Möglichkeiten, dies mit Excel zeitsparender und dennoch sauber und korrekt umzusetzen?
Probiere einen solchen Prompt einfach mal mit verschiedenen KI-Tools aus und vergleiche die Ergebnisse: Welches lässt sich am besten in Excel anwenden?
Wenn es das KI-Tool erlaubt (oft nur bei kostenpflichtigen Accounts möglich) lädst Du die Dateien auch hoch, um die Ergebnisse zu verbessern. Die Lösung wird eine Kombination aus Prozessen (Lösungsschritten) und konkreten Excel-Funktionen sein. Durch gezielten “Nachprompten” wird die Excel-Unterstützung dann letztlich perfekt.
Ergänzung 2026: Leider ist Copilot immer noch nicht in der Lage, direkte Änderungen an einer Excel-Datei vorzunehmen. Es sollte zukünftig möglich sein, dass der Copilot auf unsere Anweisungen hin bspw. neue Pivot-Tabellen erzeugt, eine Bedingte Formatierung anwendet. Oder dass Excel mit einer passenden Funktion befüllt wird, um eine Herausforderung zu lösen. Es bleibt spannend, wann das Microsoft-KI-Tool dazu in der Lage ist.
Eine Excel-Tabelle legt man mit der Schaltfläche Als Tabelle formatieren an. Das hier ist eine Anleitung für das Anlegen einer Excel-Tabelle in sechs Schritten:
- Excel starten (neue, leere Datei)
- Daten eingeben (auf eindeutige Überschriften achten)
- Eine der gefüllten Zellen markieren
- Im Register Start auf “Als Tabelle formatieren” klicken
- Ein beliebiges Farbschema aussuchen
- Mit OK bestätigen
Anschließend können nach Bedarf weitere Zeilen und Spalten mit Inhalten befüllt werden. Durch Klick auf die Registerkarte Tabellenformat kann die nun angelegte Excel-Tabelle weiter optimiert werden. Dort kann man der Tabelle z.B. einen Namen geben oder die Ergebniszeile für Berechnungen aktivieren. Praktisch ist auch der sogenannte “Datenschnitt”. Dadurch können gezielt nur bestimmte Datensätze angezeigt werden.
Hintergrundwissen zur Einordnung des Begriffs Excel-Tabelle: Der oben beschriebene Vorgang bewirkt das Anlegen einer Excel-(Daten-)Tabelle. Diese befindet sich grundsätzlich innerhalb eines Arbeitsblatts. Auch wenn die Arbeitsblätter in Excel standardmäßig Tabelle1, Tabelle2 etc. genannt werden, so sind diese für sich genommen noch keine Tabellen, sondern eben Blätter, auf denen auf Wunsch eine oder mehere Excel-Tabellen angelegt werden können. Ein oder mehrere Arbeitsblätter bilden zusammen schließlich eine Arbeitsmappe. Diese Mappe wird dann als Datei abgespeichert mit dem Dateityp Excel-Arbeitsmappe (.xlsx).
Das sind die wichtigsten Tipps und Tricks für Excel:
- Mit “Alt + Pfeil nach unten” alle bisherigen Einträge in einer Spalte spontan als Ausklappmenü erhalten.
- Excel-Trick zum Berechnen des aktuellen Alters in Jahren: =DATEDIF(B2;HEUTE();"Y") [Geburtsdatum in B2].
- Mehrere Arbeitsblätter markieren (Strg gedrückt halten), um Zelleingaben gleichzeitig in allen markierten Blättern zu machen.
- Mit der Funktion WERT Zahlen wieder zu Zahlen machen, falls Excel partout nicht mehr damit rechnen möchte (geht auch für Datumswerte).
- Bei der WENN-Funktion im Wahrheitstest 2x Anführungszeichen verwenden, um etwas bei Vorliegen einer leeren Zelle auszulösen (oder nicht auszulösen).
- Mit “Bedingte Formatierung” / “Doppelte Werte” eine Spalte auf Duplikate prüfen.
- Mit der Funktion GLÄTTEN führende, doppelte und nachfolgende Leerzeichen entfernen (wichtig für die Anwendung anderer Funktionen und Pivot).
- Mit der Taste F12 direkt zum Menü “Speichern unter” springen und die Excel-Datei mit einem neuen Namen abspeichern.
- Excel-Tipp für mehr Übersicht: Die erste Zeile immer sichtbar machen mit “Ansicht” / “Fenster fixieren”.
- Mit der Tastenkombination “Strg + Komma” den Inhalt der darüberliegenden Zelle kopieren.
Excel FAQ
Auf dieser Seite pflegen wir die wichtigsten Excel FAQ. Häufige Fragen rund um Excel werden kurz und mit einfachen Worten beantwortet. Ein Schwerpunkt liegt für uns als Schulungsunternehmen auf Excel-Kursen, Schulungsthemen, hilfreichen Funktionen und allgemein dem Lernen von Excel. Gerne nehmen wir weitere Fragen entgegen und stellen die Antwort ebenfalls hier ein: E-Mail.