PowerPoint FAQ

Viele Unternehmen aktualisieren im Laufe der Zeit ihr Corporate Design. Dadurch entsteht die Aufgabe, bestehende Präsentationen an einen neuen Folienmaster anzupassen. PowerPoint bietet hierfür verschiedene Möglichkeiten. Der einfachste Weg ist:

1. Präsentation öffnen
2. Register Entwurf auswählen
3. Über Designs oder Durchsuchen nach Designs die neue Vorlagendatei auswählen
4. Das neue Design anwenden

Bei einfachen und schon vorher korrekt formatierten Präsentationen reicht dies oft bereits aus. Farben, Schriftarten und bestimmte Layout‑Elemente werden automatisch aktualisiert. In der Praxis treten jedoch häufig Probleme auf, weil alte Folien viele manuelle Formatierungen enthalten. Dazu gehören:

• individuell eingefügte Textboxen
• Verschieben oder Entfernen von Objekten
• manuell angepasste Schriftgrößen
• Verwendung von anderen Farben als den offiziellen Akzentfarben

Solche Elemente übernehmen die Einstellungen des neuen Folienmasters nicht vollständig. Deshalb empfiehlt sich zusätzlich:

1. Register Start → Layout aufrufen
2. jeder Folie das passende Layout des neuen Masters zuweisen
3. bei Bedarf Start → Zurücksetzen verwenden

Dadurch werden Positionen, Platzhalter und Formatierungen wieder am neuen Folienmaster ausgerichtet. Und es zeigt sich, wo manuelles Nacharbeiten unumgänglich ist (dann bspw. Text ausschneiden und nach Auswahl eines passenden, neuen Layouts dort einfügen mit der Einfügeoption “Zieldesign verwenden”). Besonders hilfreich ist die Kontrolle über Ansicht → Folienmaster. Dort lässt sich prüfen, ob die Präsentation noch alte Masterfolien enthält. Nach einer erfolgreichen Umstellung können und sollen nicht mehr benötigte Master entfernt werden, wobei vorab sichergestellt werden muss, dass keine der Folien mehr auf alten Masterlayouts basiert.

Tipp: Wenn eine Präsentation über viele Jahre gewachsen ist und zahlreiche manuelle Anpassungen enthält, ist die Neueingabe (oder Kopie einzelner Inhalte mit Einfügeoption “Zieldesign verwenden”) in eine neue, leere Präsentation häufig schneller und sauberer als die nachträgliche Reparatur jeder einzelnen Folie. Dadurch erhältst Du ein einheitliches Design und vermeidest versteckte Altlasten aus früheren Vorlagen.

PowerPoint arbeitet mit Ebenen. Jedes Bild, jede Form und jede Textbox liegt auf einer eigenen Ebene. Befinden sich mehrere Objekte an derselben Stelle, verdeckt das oberste die darunterliegenden. Dadurch kann es passieren, dass ein Objekt auf der Folie sichtbar ist, aber nicht mehr direkt angeklickt werden kann.

Die einfachste Lösung ist der Auswahlbereich: Start → Anordnen → Auswahlbereich

Dort werden alle Objekte der aktuellen Folie in einer Liste angezeigt. Über einen Klick auf den gewünschten Eintrag kannst Du auch verdeckte Objekte problemlos markieren. Besonders praktisch ist das Augensymbol im Auswahlbereich. Damit lassen sich einzelne Objekte vorübergehend ausblenden. Verdeckt beispielsweise ein großes Bild eine Textbox oder Form, kannst Du das Bild kurz ausblenden, das dahinterliegende Objekt bearbeiten und anschließend das Bild wieder einblenden. Zusätzlich kann die Reihenfolge der Objekte im Auswahlbereich verändert werden. Dadurch lässt sich festlegen, welche Elemente im Vordergrund und welche im Hintergrund liegen.

Tipp: Bei Folien mit vielen Elementen lohnt es sich, die Objekte im Auswahlbereich umzubenennen (z. B. „Logo“, „Titel“, „Diagramm“). Das erleichtert die spätere Bearbeitung erheblich.

PS: Es kann auch sein, dass ein Objekt deswegen nicht angeklickt werden kann, weil es im Folienmaster hinterlegt ist. Das betrifft oft z.B. Firmenlogos. Falls Du dieses Markieren möchtest, gehe in der Registerkarte Ansicht zu Folienmaster. Sei hierbei bitte vorsichtig, weil der Master als zentrale Schaltstelle Auswirkungen auf die gesamte Präsentation hat und in vielen Fällen eine Bearbeitung seitens Deines Arbeitgebers nicht gewünscht ist.

Viele Anwendende investieren viel Zeit in das Layout und stellen anschließend fest, dass beim Öffnen auf einem anderen Rechner Schriften, Zeilenumbrüche oder Grafiken verrutscht sind. Das ist u.a. im Kundenkontakt äußerst ärgerlich.

Die häufigsten Ursachen sind:

• Verwendete Schriftart ist auf dem anderen PC nicht installiert
• Verknüpfte Bilder fehlen
• Unterschiedliche PowerPoint-Versionen (z.B. Windows-PC vs. Mac mit iOS)
• Unterschiedliche Ausrichtungen der Bildschirme (16:9, 16:10, 4:3)

Um dies zu vermeiden:

• Standard-Schriftarten verwenden oder Schriftarten einbetten*
• Verknüpfte Bilder vermeiden
• Informationen über die Computer, Version, Ausrichtung bzw. Präsentationssituation der Gegenüber einholen
• Präsentation vor dem Versand auf verschiedenen Rechnern testen
• Zusätzlich eine PDF-Version erstellen

* Schriftarten können über folgende Funktion eingebettet werden: Datei → Optionen → Speichern → Schriftarten in der Datei einbetten

Tipp: Für besonders wichtige Präsentationen sollte immer eine PDF-Version mitgeliefert werden. Dadurch bleibt das Layout unabhängig vom verwendeten Computer erhalten. Datei → Speichern unter → Dateityp = PDF.

…folgt im September 2026